← กลับไปหน้าบทความ
จัดการสต็อก

กำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ให้ร้านเล็ก ไม่ให้สินค้าใกล้หมด

การแจ้งเตือนมีค่าเมื่อรู้ว่าควรสั่งสินค้าตัวไหน เมื่อไร และเท่าไร

กำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ให้ร้านเล็ก ไม่ให้สินค้าใกล้หมด

ร้านเล็กจำนวนมากเริ่มนับสินค้าด้วยสมุดหรือ Excel เพราะคุ้นมือและแทบไม่มีต้นทุน แต่เมื่อขายทั้งหน้าร้านและออนไลน์ ข้อมูลในไฟล์อาจไม่ทันยอดขายจริง คำถามไม่ใช่ Excel ดีหรือไม่ดี แต่คือเมื่อไรควรเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการสต็อกที่ทุกคนดูตัวเลขชุดเดียวกัน

สัญญาณว่าตารางเริ่มไม่พอ

หากต้องถามกันบ่อยว่าสินค้ายังเหลือไหม มีไฟล์หลายเวอร์ชัน หรือใช้เวลาปิดยอดทุกเย็นมากขึ้น นั่นคือสัญญาณแรก อีกสัญญาณคือขายของที่คิดว่ามี แต่ไปหยิบจริงแล้วไม่พบ ปัญหานี้กระทบทั้งเวลาของทีมและความเชื่อมั่นลูกค้า

เตรียมข้อมูลก่อนย้าย

รวบรวมชื่อสินค้า SKU บาร์โค้ด หน่วยนับ ราคาต้นทุน ราคาขาย และจำนวนคงเหลือ ณ วันที่เลือกไว้ ตรวจชื่อซ้ำและกำหนดรหัสสินค้าให้คงที่ อย่าย้ายข้อมูลที่ไม่รู้ที่มาไปทั้งก้อน เพราะจะพาความคลาดเคลื่อนเดิมเข้าสู่ระบบใหม่

เริ่มแบบเล็กแล้วค่อยขยาย

เริ่มจากสินค้าขายดีและงสินค้าเสื้อรุ่นเดียวกันแต่ต่างสีหรือต่างไซซ์ไม่ควรใช้รหัสเดียวกัน หากยังเรียกด้วยชื่อยาว ๆ ทีมอาจหยิบผิดและรายงานยอดคงเหลือผิดไปด้วย การตั้ง SKU เป็นพื้นฐานของระบบจัดการสต็อกสำหรับร้านเล็กที่มักถูกข้าม บทความนี้อธิบายวิธีออกแบบรหัสที่ใช้ได้จริงโดยไม่ทำให้ซับซ้อนเกินไป

SKU คือรหัสภายใน ไม่ใช่ชื่อสินค้า

SKU เป็นรหัสที่ธุรกิจตั้งเพื่อแยกสินค้าทุกแบบที่ต้องนับต่างกัน เช่น เสื้อสีขาวไซซ์ M กับสีขาวไซซ์ L ควรเป็นคนละ SKU ส่วนชื่อสินค้ายังเขียนให้อ่านง่ายได้ตามปกติ บาร์โค้ดจากผู้ผลิตอาจใช้ร่วมกันได้ แต่ไม่จำเป็นต้องแทน SKU เสมอไป

เลือกรูปแบบที่ทีมจำได้

ใช้ส่วนประกอบไม่กี่ชุด เช่น ประเภท–รุ่น–สี–ขนาด แล้วกำหนดคำย่อเป็นมาตรฐาน ตัวอย่าง TSH-101-WHT-M บอกประเภท รุ่น สี และไซซ์ หลีกเลี่ยงอักขระที่อ่านสับสนอย่าง O กับ 0 และอย่าใส่ข้อมูลที่เปลี่ยนบ่อย เช่น ราคา

จัดการสินค้าเก่ตอนรับสินค้ากล่องใหม่เข้าคลังหรือหยิบออเดอร์ส่งลูกค้า การพิมพ์รหัสสินค้าทีละตัวช้าและผิดได้ง่าย ระบบจัดการสต็อกที่สแกนบาร์โค้ดผ่านมือถือจึงเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กซึ่งไม่อยากลงทุนอุปกรณ์มากตั้งแต่วันแรก อย่างไรก็ตาม การสแกนจะช่วยได้จริงก็ต่อเมื่อรหัสสินค้าและขั้นตอนทำงานถูกวางให้ชัด

เตรียมรหัสและฉลากให้พร้อม

เริ่มจากเช็กว่าสินค้าแต่ละแบบมี SKU ไม่ซ้ำ หากไม่มีบาร์โค้ดจากผู้ผลิต สามารถสร้างฉลากบาร์โค้ดสำหรับรหัสภายในได้ เลือกขนาดพิมพ์ที่กล้องอ่านง่าย ติดในจุดที่พนักงานหยิบหรือรับสินค้าได้สะดวก

ใช้สแกนในจุดที่ผิดพลาดบ่อย

งานรับเข้าสินค้าช่วยยืนยันว่ากล่องที่ได้รับตรงกับรายการที่สั่ง งานจ่ายออกช่วยลดการหยิบผิดรุ่น ส่วนการตรวจนับใช้สแกนเพื่อดึงรายการขึ้นมาแทนการเลื่อนหาชื่อยาว ๆ แต่ทุกขั้นตอนยังต้องยืนยันจำนวนก่อนบันทึก

กล้องมือถือกับเครื่องสแกนต่างกันอย่างไรหลายร้านรู้จำนวนสินค้าที่ซื้อและจำนวนที่ขาย แต่สต็อกกลับไม่ตรง เพราะของตีกลับ ของเสีย หรือการย้ายจุดเก็บไม่ได้ถูกบันทึกไว้ ระบบจัดการคลังออนไลน์จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อทีมกำหนดขั้นตอนรับเข้า จ่ายออก และคืนสินค้าให้ครบตั้งแต่ต้น

รับเข้า: ตรวจของก่อนเพิ่มยอด

เทียบสินค้าที่มาถึงกับเอกสารหรือคำสั่งซื้อ ตรวจรุ่น สี ขนาด และจำนวน จากนั้นจึงบันทึกรับเข้าตาม SKU หากของขาดหรือชำรุดให้แยกบันทึก ไม่เพิ่มยอดเต็มตามเอกสารโดยอัตโนมัติ

จ่ายออก: ผูกกับงานที่เกิดจริง

เมื่อหยิบสินค้าเพื่อส่งออเดอร์หรือใช้ภายใน ควรบันทึกประเภทการจ่ายออกและเลขอ้างอิงก่อนแพ็กเสร็จ กำหนดว่าใครเป็นคนยืนยันจำนวน เพื่อไม่ให้ทีมสองคนตัดยอดซ้ำกัน

ตีกลับ: ยังไม่ใช่ของพร้อมขายเสมอ

สินค้าคืนจากลูกค้าหรือขสินค้าขายดีหมดในวันที่ลูกค้าต้องการอาจทำให้พลาดยอดขาย แต่สั่งเผื่อมากเกินก็จมเงินอยู่บนชั้น ระบบสต็อกออนไลน์ควรช่วยให้ร้านเห็นสินค้าใกล้หมด ทว่าตัวเลขแจ้งเตือนเดียวกันทุก SKU อาจไม่เหมาะกับสินค้าทุกชนิด

เริ่มจากยอดขายและเวลารอของ

ดูว่าสินค้าหนึ่งรุ่นขายเฉลี่ยวันละกี่ชิ้น และซัพพลายเออร์ใช้เวลากี่วันกว่าจะส่งถึง ถ้าขายเฉลี่ยวันละ 2 ชิ้นและรอของ 5 วัน จุดสั่งซื้อใหม่ควรสูงกว่า 10 ชิ้นเล็กน้อย เพื่อเผื่อความผันผวน ไม่ใช่รอให้เหลือศูนย์

แยกสินค้าขายเร็วกับขายช้า

สินค้าออกทุกวันต้องตรวจบ่อยกว่าสินค้าที่ขายเดือนละครั้ง ส่วนของตามฤดูกาลควรใช้ข้อมูลช่วงเดียวกันของปีหรือแคมเปญ ไม่ใช้ค่าเฉลี่ยสั้น ๆ เพียงช่วงเดียว

ตั้งแจ้งเตือนให้มีคนรับผิดชอบ

ตัวเลขใกล้หมดในระบบควรไปต่อเป็นงานสั่งซื้อจริง ระบุว่าใครตรวจรายการ ใครอนุมัติ และจะเช็กซ้ำวันไหน หากแจ้งเตือนขึ้นทุกวันแต่ไม่มีเจ้าของงาน ระบบจะกลายเป็นเพียงตัวเลขที่ถูกมองผ่าน

ปรับจุดสั่งซื้อหลังใช้งาน

ทุกเดือนให้ตรวจว่าสินค้าตัวใดขาดบ่อยหรือตัวใดค้างนาน แล้วปรับระดับแจ้งเตือนตามข้อมูลจริง ช่วงโปรโมชันอาจต้องเพิ่มยอดสำรองชั่วคราว และลดกลับเมื่อแคมเปญจบ

เช็กลิสต์นำไปใช้

สรุป

อ่านต่อเรื่อง การจัดการสต็อกออนไลน์ เพื่อวางข้อมูลสินค้าให้พร้อมนส่งต้องตรวจสภาพก่อนเพิ่มกลับเข้าไปยังสินค้าพร้อมขาย บันทึกบริษัทขนส่ง สาเหตุ และผลการตรวจ หากเปิดกล่องแล้วขายต่อไม่ได้ ควรแยกสถานะหรือพื้นที่เก็บ

ปิดวันด้วยรายการผิดปกติ

ก่อนจบวันให้ดูรายการรับเข้า–จ่ายออกที่ไม่มีเลขอ้างอิง จำนวนที่มากผิดปกติ และสินค้าคืนที่ยังไม่ตรวจ การแก้ปัญหาในวันเดียวกันง่ายกว่ารอถึงสิ้นเดือนแล้วไล่หาคนทำรายการ

เช็กลิสต์นำไปใช้

สรุป

ดูภาพรวมการทำงานรับเข้า–จ่ายออกใน ระบบ THODSTOCK

กล้องมือถือเหมาะกับทีมเล็กหรือจุดทำงานที่เคลื่อนที่บ่อย เครื่องสแกน USB หรือ Bluetooth เหมาะกับโต๊ะทำงานที่มีปริมาณรายการสูง ไม่ว่าทางไหนควรทดสอบกับฉลากจริง แสงจริง และความเร็วอินเทอร์เน็ต ณ จุดใช้งาน

ตรวจความถูกต้องหลังสแกน

หลังสแกนต้องแสดงชื่อสินค้า รุ่น และจำนวนคงเหลือให้ผู้ใช้ตรวจอีกครั้ง อย่าถือว่าบาร์โค้ดอ่านได้แล้วข้อมูลต้องถูกเสมอ หากฉลากติดผิดหรือสินค้าเปลี่ยนแพ็กเกจ ควรแก้ข้อมูลต้นทางก่อนทำรายการต่อ

เช็กลิสต์นำไปใช้

สรุป

ลอง สร้างบาร์โค้ดฟรี และดูวิธีใช้มือถือกับ THODSTOCKาและสินค้าใหม่

ทำตารางเทียบชื่อเดิมกับ SKU ใหม่ก่อนนำเข้าระบบ ตรวจซ้ำว่าหนึ่ง SKU ไม่ชี้ไปสองสินค้า เมื่อเพิ่มรุ่นใหม่ ให้ใช้กติกาเดียวกัน และควรเก็บประวัติรหัสเดิมไว้หากเคยใช้ในเอกสารหรือใบสั่งซื้อ

เชื่อม SKU กับการทำงานจริง

ติดป้าย SKU ที่ชั้นเก็บหรือบนฉลากสินค้า และทดลองค้นหาจากมือถือในจุดหยิบของจริง เมื่อตั้งรหัสแล้วให้ใช้รหัสเดียวกันในการรับเข้า จ่ายออก และรายงาน วิธีนี้ช่วยให้ย้อนดูความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละแบบได้ตรงกัน

เช็กลิสต์นำไปใช้

สรุป

หากต้องทำฉลากสินค้า ลองใช้ เครื่องมือสร้างบาร์โค้ดฟรี แล้วนำรหัสไปใช้กับระบบสต็อกออนไลน์านรับเข้า–จ่ายออกที่เกิดทุกวัน ให้คนหนึ่งคนรับผิดชอบตรวจยอดตั้งต้น แล้วจึงเปิดให้ทีมใช้งานร่วมกัน หลังใช้งานหนึ่งสัปดาห์ให้นับสินค้าตัวอย่างเทียบกับระบบเพื่อหาช่องว่าง

วัดผลหลังเปลี่ยน

ติดตามเวลาที่ใช้ค้นหาสินค้า จำนวนครั้งที่ขายเกินสต็อก และรายการที่ต้องแก้ยอด หากตัวเลขเหล่านี้ลดลงและทีมเปิดข้อมูลจากมือถือได้ทันที แปลว่าระบบสต็อกออนไลน์เริ่มช่วยงานจริง ไม่ใช่เพียงเปลี่ยนที่เก็บไฟล์

เช็กลิสต์นำไปใช้

สรุป

ดูแนวทางการทำงานของ THODSTOCK ที่ หน้าระบบจัดการสต็อก และเริ่มจากข้อมูลสินค้าที่มีอยู่ได้